Att tänka på vid upphandling av följeforskning i projekt

Nedan följer några punkter till er hjälp vid upphandling av följeforskning i projekt.

1. Vad är följeforskning?

Med följeforskning menas fortlöpande utvärdering.

Med följeforskning menas fortlöpande utvärdering. EU-kommissionen har lyft fram följeforskningsinsatser framför traditionell utvärdering för att understödja erfarenhetsspridning och projektutförande under och efter projekttiden i speciellt utvalda projekt.

Det övergripande målet med följeforskningen är att skapa förutsättningar för ett kontinuerligt lärande i projekten. Genom att förmedla och sprida kunskaper till andra deltagande aktörer i genomförandet av strukturfonderna ska det gemensamma lärandet stärkas och möjligheter skapas för ett mer effektivt projektgenomförande. Följeforskning ska även leda till att nya projekt som beviljas är av bättre kvalitet vilket även innebär att strukturfondsmedlen kommer till bättre nytta och får ett effektivare genomförande.

2. Vilken uppgift har följeforskaren?

Vid traditionell utvärdering arbetar utvärderaren med distans, utan att låta sig involveras i det som ska utvärderas. Följeforskaren däremot, ska vara ett bollplank och löpande ge synpunkter och råd till dem som håller i genomförandet av projekt och program. Följeforskningen ska ha en framåtsyftande och utvecklingsstödjande ansats.

Följeforskaren ansvarar för en fortlöpande extern utvärdering från projektets start till mål, där den viktigaste uppgiften är att bidra till att projektet bättre styr mot sina mål.

Rollen som följeforskare kan vara konfliktfylld. Dels finns ett behov från Tillväxtverkets programkontor och strukturfondspartnerskapet att följa hur projekten utvecklas och dels finns behov från projektledningens sida att få professionellt interaktivt utvärderingsstöd utifrån. De motsättningsfyllda sidorna i följeforskningen ställer extra höga krav på professionalitet från följeforskarens sida. Följeforskaren kanske inte vågar återföra kritiska iakttagelser som "hotar" hans eller hennes relation till uppdragsgivaren/
projektledningen.

Risken med den nära relationen är att följeforskaren inte klarar att distansera sig från sitt utvärderingsobjekt och komma med tydliga kritiska iakttagelser. Följeforskaren riskerar att i allt för hög utsträckning bli del-aktiga i projekt och program. Den nära relationen mellan följeforskaren och projektledning ger samtidigt unika möjligheter att bidra till ett kontinuerligt förbättringsarbete. I riktlinjerna från EU-kommissionen framhålls att trots riskerna överväger de positiva möjligheterna med följe-forskningsansatsen. Den ger möjligheter till fortlöpande förbättringar och lärande redan från start.

3. Vilka projekt blir ålagda följeforskning?

Utifrån projektens storlek och inriktning identifierar program-kontoret de projekt som är aktuella för följeforskning. Projekt med över 10 miljoner i beviljat EU-stöd samt vissa andra innovativa projekt, av särskilt intresse, väljs ut av program-kontoren. Undantag från projekt med över 10 mkr i beviljat EU-stöd kan till exempel vara: ramprogram för företagsstöd, infrastrukturprojekt t ex investeringar i bredband, kombi-terminaler, järnvägsstickspår, resecentrum, vägar och dylikt.

4. I vilken omfattning ska projektägaren upphandla följeforskning?

En riktlinje är att i projekt med mer än 10 miljoner i beviljat EU-stöd anlitas följeforskning. Insatsens omfattning bör ligga på mellan 33-50 % av en heltid, vilket motsvarar c:a 4 % av projekts totalkostnad med 10 mkr EU-stöd plus 10 mkr medfinansiering.

Projektägaren tar fram en budget i dialog med programkontoret. Den upphandlade följeforskningen kan bestå av ett team men det är en person som ska ha huvudansvaret och ha de mesta kontakterna med projektledningen.

5. Hur skall följeforskningen genomföras? Vilka förväntningar ställs från Tilllväxtverket på följeforskaren?

Följeforskaren ska löpande ge synpunkter och råd till dem som håller i genomförandet av projektet i en framåtsyftande ansats. Resultaten från följeforskarens iakttagelser och utvärderingsinsatser ger möjlighet till löpande ändringar i projektet.

Utgångspunkten för följeforskningen är projektets syfte, mål och aktivitetsplan som finns angivna i projektets beslut. Följeforskaren ska också utföra sitt arbete utifrån premisserna (beslutsmotivering, urvalskriterier etc) som lett till att projektet beviljats, med utgångspunkt i programskrivning och åtgärdsdokument. Det gäller att kritiskt och konstruktivt skärskåda hur projektet arbetar med att nå sina mål och lever upp till de kriterier som har ställts upp, inte minst de horisontella, med hjälp av bl a uppföljnings- och indikatorsystem.

Viktiga arbetsuppgifter för följeforskaren är:

• att löpande dokumentera hur projektet fortskrider
• att delta vid viktiga aktiviteter och möten i projektet
• att samarbeta med projektledaren, ge synpunkter och vara ett stöd och bollplank
• att löpande redovisa och rapportera (två gånger per år) resultat till projektägaren som i sin tur bilägger rapporteringen till sin lägesrapport till programkontoret.
• att kommunicera iakttagelser, erfarenheter och kunskaper skriftligt och pedagogiskt så att även andra intressenter såsom t.ex. medfinansiärer och strukturfondspartnerskap får ta del av kun-skapen om projektet.
• att hålla sig uppdaterad och informera sig om följeforskningen i andra projekt och program genom att delta i erfarenhetsutbyten med projekt-/programföljeforskare samt att även ta del av det allmänna kunskapsläget på området.
• att självständigt återföra gjorda erfarenheter i projektet, t ex genom att anordna analysseminarier för projektet och dess intressenter, men även i övrigt i form av deltagande i  offentlig diskussion, lärkonferenser och seminarier

6. Vilken kompetens ska följeforskaren inneha?

Projektledaren för följeforskningsteamet förutsätts ha relevant akademisk examen samt en dokumenterad bakgrund från utvärdering och gärna även följeforskning. Det förutsätts att han eller hon aktivt tar del av den professionella diskussionen inom området.

Rollen som följeforskare ställer stora krav på professionalitet, eftersom denne ska arbeta nära projektets utförande och dess projektledning samtidigt som behov ibland finns av att distansera sig från sitt utvärderingsobjekt och komma med kritiska iakttagelser.

Det är av största vikt att följeforskarna även anlägger ett genusperspektiv, beaktar det miljömässiga hållbarhetsmålet samt mångfalds- och integrationsperspektivet som är vägledande för strukturfondsprojekt.

7. När finns risk för jävsituation?

Följeforskaren kan vara knuten till en högskola, universitet eller arbeta som konsult. Följeforskaren ska upphandlas externt och kan således inte utgöra projektägarens egen personal eller ingå i projektets styrelse. Följeforskaren ska vara "oberoende" till projektet. Detta gäller även inom universitet där motsvarande kompetens redan finns. Projektägaren får då vända sig till annat lärosäte.

8. Vilket stöd har projektägaren från Tillväxtverket?

• Stöd ges från aktuellt programkontor samt från en särskilt tillsatt utvärderingsgrupp som bistår vid behov, kontaktuppgifter hittar ni längst ner i detta dokument.
• Kurs i följeforskning genomfördes för första gången hösten 2008. Intresset för universitets-kurser i lärande utvärdering och följeforskning har spridits över landet och pågår sedan dess vid flera högskolor och universitet

9. Hur lång tid har projektägaren på sig från beviljat projektbeslut till uppstart av följeforskning?

Följeforskningsuppdraget bör sättas igång inom fem månader från projektbeslut 

10. Hur ska upphandlingsförfarandet gå till?

Om företaget/organisationen omfattas av upphandling enligt LoU ska upphandling ske i enligthet med denna. De olika stegen i upphandlingsförfarandet ska dokumenteras skriftligt och upphandlingsunderlaget ska uppvisas för programkontoret.
 
Om företaget/organisationen inte omfattas av upphandling enligt LoU ska affärsmässiga villkor tillämpas, vilket innebär att köp av varor och tjänster ska ske så att kostnadseffektivitet uppnås. Det ska framgå att minst tre leverantörer tillfrågats/offererats, enligt en uppgjord kravspecifikation, där en objektiv och opartisk förklaring ges som förklarar valet av aktuell leverantör.

11. Hur ska följeforskningen finansieras?

För följeforskning ska det budgeteras medel för i projektansökan. Om budgeterat belopp inte räcker för att täcka den mer omfattande följeforskningen ska projektet kontakta sin beredningshandläggare för en eventuell omfördelning av budget.

12. Hur ska följeforskningen rapporteras? Hur följer programkontoret upp följeforskarens arbete?

När upphandling av följeforskare är klar uppmanas projektet att informera om detta samt bilägga en utvärderingsplan/uppdragsbeskrivning till lägesrapporten till programkontoret. Planen tas fram i dialog med den upphandlade följeforskaren.
 
Resultaten från följeforskningen ska kontinuerligt kommuniceras till projektledningen som i sin tur bilägger följeforskningsrapporten till lägesrapporten till programkontoret Två gånger per år ska avrapportering göras till följeforskarteamet på programnivå enligt överenskommelse. Generellt gäller att rapporterna ska vara pedagogiska och kommunicerbara. Slutsatser och rekommendationer till projektledning ska tydligt framgå.
 
Följeforskningens slutrapport ska vara en lärprodukt som fångar det som varit bra och mindre bra i projektet så att ett lärande och ett förbättringsarbete skapas inför nya projekt och insatser. Efter dialog med projektägare kommer slutrapporten att publiceras på Tillväxtverkets hemsida.
 
Resultaten från följeforskningen ska bidra till kvalitets- och effekthöjning i projekten och i programmet och vara skrivna på ett sådant sätt att de kontinuerligt skapar förbättringar i projekten. Vidare ska resultat och erfarenheter återföras bl a till andra projekt och program (exempelvis inom det regionala tillväxtarbetet) för att skapa uppmärksamhet och allmän debatt om lärdomar från strukturfonds-projekten.
 
På en övergripande nivå kommer resultaten dessutom att vara ett stöd för strukturfondsprogrammets genomförande i strukturfondspartnerskapens, övervakningskommittéernas och programkontorens arbete. I och med detta underlättas snabb och välgrundad återföring av framstegen i programmen.

Ytterligare information

Ytterligare information ges i vägledningen "NYTTA med följeforskning!" ladda ner från Tillväxtverkets publikationer.

Gå till: Följeforskning för fortlöpande förbättringar i projekt - en syntes!

Mer information om kraven på följeforskning finns i respektive Strukturfondsprogram och i EU-kommissionens "Indicative Guidelines on Evaluation Methods: Evaluation During the Programming Period. Working Document No. 5, October2006" .

Frågor om utvärdering och följeforskning besvaras av utvärderingsgruppen bestående av Göran Brulin, Martin Nyqvist och Inger Wahlgren. Samtliga nås genom Tillväxtverkets växel, 08-681 91 00.